外贸开发信该注意些什么?

开发信是外贸业务员每天都要发的邮件,我们通过它和新客户建立联系,为了让新客户知道你、认可你甚至喜欢你而回复你创建的。但是你的开发信真的能达到这种效果吗?有哪些常见的错误你和大多人都在犯?今天总结常见的几种错误,可以对照自查,及时纠正和优化。

没有明确主题

标题决定了客户是否点开你的邮件,是一切后续沟通的基石,所以至关重要。

产品+用途

"Labeling machine for Water Bottles" 强调是用于水瓶的贴标

"Rattan Table and Chairs for Outdoor Using" 强调是户外使用

"Dust Cleaner for Industry Area" 强调吸尘器运用于工业领域

问句式,勾起好奇心

"How to choose/ pick the durable LED light? " 强调灯饰耐用。

"How to get the fadeless custom shirts? " 强调衣服来样定做,印刷不会褪色。

"What's a filling machine (with pictures) "说明机械名字,并且强调附图。

"I called you, but you didn't answer" 告知打过电话,却没回复。可能会勾起好奇心,可能会引起愧疚,也可能直接删除。但总得试一试,结果谁说得准呢。

展现优势

"Installation for the Blowing Machine in Turkey" 告知已经在土耳其完成吹瓶机安装。

"Final hours! Will you save you 50%?" 节约成本。

"Can you reach your supplier in the midnight? " 反问客户能半夜联系到他的供应商吗?代表你能够,这是你的个人优势。

告知消息

"New arrival of Mugs from ABC China" 表明新款到货的产品。

"Please visit our stand A139 at PPP Fair in Kenya" 告知参展信息,含展会名称、展会摊位、参展国家。

Hello Peter, can you please give me 2 min?"

"Tim, are you fine with your suppliers now? " 标题中嵌入客户名字,引起注意"

"somebody recommended I get in touch." 前提必须是事实中有共同联系的人引荐,介绍。

"Don't sell last year's style. New arrival of XXX."前提公司有新品推出,或者在目标客户的市场里算是新产品。

"Sending you an offer for XXX."前提这个算是通用标题,它的最佳发送时机是推断出对方正处于采购季,或者获悉对方正在发询盘询价。

"Here is a way to crush your competitor."前提通过综合分析后,你比较了解客户市场,甚至是其竞争对手。而你们刚好有优势、方案或者能力,能够帮助他一起占领市场份额。

"目标客户名字+read this email to get benefited."这算是开发信里回复率最高的一个标题了。我想原因应该有两个,一是一般我们看到自己的名字在邮件标题,肯定会很好奇;二是后面的内容,提及到的"get benefited" 让人更加产生点开的兴趣。

内容过长

所有外贸人都想让客户对自己的产品感兴趣,因此可能就有很多人会在开发信说很多内容,导致邮件过长。如果写的水平高,客户也许还看几眼,如果只是一味的推产品,客户看不了几个字就会关掉,效果适得其反,让人生厌。所以写开发信时,一定要抓住重点,言简意赅。

介绍公司方面占比高

有人会反问,那是不是完全不写呢?当然不是,如果你的公司有突出的优势,可以写,但是要巧妙的嵌入文章中,这就要看你的水平了。例如,你可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

爱炫酷英文水平

还有一部分人很自恋,多发生在初出茅庐的外贸新手。与其说,他在写开发信,倒不如说他在自我欣赏。总想把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,最后重点反而被掩盖。其实开发信只需要用最简单的词汇来表达你要表达的东西,一封好的外贸开发信一定是“简洁”、“清楚”、“准确”。

喜欢用奇怪的字体

为了能让客户注意到自己,还有一些人会走“曲线救国”的道路,喜欢用很夸张的字体、颜色,甚至放大、加粗,再用斜体等等来搏出彩。殊不知这种华而不实的噱头反而会掩盖邮件本身的意义,除非是非常着急的事情,否则不要大篇幅大写或加粗。

主动语态用的太多

主语用的太多,让人觉得主观意识太强,看的人内心隐约出现抵触心理。如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满 We、I 之类的人称,相反要多用被动语态。

比如:我们明天会寄样品。中国人就会喜欢说 We'll send you the samples

tomorrow. 当然这句话没错,但是老外就不一定喜欢。要是他们,通常会这样写:

Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了,很严谨、很真实,不带情感因素。

问些毫无意义的话

比如 Do you want our products?(你想要我们的产品吗?),就没什么意义。如果客户说 No,你怎么回复?而且本身你是做销售的,你希望客户感兴趣,所以你要引起客户的兴趣,而不是成了客户在求你,非你不可。写开发信一定要清楚一点,现在是买方市场。所以在还没有正式沟通之前,告诉客户你是谁、你做什么、你的优势在那里,清楚表述出这 3 点,并且留尾吸引客户回复,建立沟通机会慢慢谈才是重点。

喜欢用附件和图片

有人在初次给潜在客户写开发信时,就想把自己的产品一下子让客户都知道,所以不但插图还加附件,虽然这样做没什么不好,但是这样很容易被邮箱服务器拦截。

一般等到新客户主动询价时,回复中适量的插入报价单或者图片就可以了。所以通常情况下,第一次联系客户最好使用全文本,不要出现任何的图片和附件。即使是收到客户询价后第一次报价,如果客户没有指定要求,尽量避免用 excel 或 word 附件,最好是直接在邮件里简单写明。

喜欢插入链接

很多人在写开发信时,喜欢在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被邮件服务器拦截掉。最好在客户回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些。

语气过于生硬

写开发信时,不要语气生硬、直来直往,你的情绪会影响客户的决定。邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。

例如,“Please give me reply today.” 这句话如果面对面或者电话里通过声音传播,客户不会觉得有什么问题,会很高兴说 ok,或者 no problem。但如果放在邮件里,就略微生硬了点,如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上 could、 help 这样的字眼就显得十分委婉、舒服,还明确表达了你准确意愿。

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